دین و اندیشه
برنامه‌ریزی
قبل از هر چیز شایسته است به این نکته آگاهی دهیم که گرچه اغلبِ ما انسان‌ها از کمبود وقت شِکوه داریم؛ امّا در واقع کمبود وقتی وجود ندارد؛ زیرا در هر روز، ۲۴ ساعت (یعنی ۱۴۴۰ دقیقه) زمان در اختیار داریم و به نظر می‌رسد مشکل اصلی در نداشتن مهارت برنامه‌ریزی صحیح برای استفاده از آن است.
قبل از هر چیز شایسته است به این نکته آگاهی دهیم که گرچه اغلبِ ما انسان‌ها از کمبود وقت شِکوه داریم؛ امّا در واقع کمبود وقتی وجود ندارد؛ زیرا در هر روز، 24 ساعت (یعنی 1440 دقیقه) زمان در اختیار داریم و به نظر می‌رسد مشکل اصلی در نداشتن مهارت برنامه‌ریزی صحیح برای استفاده از آن است.
در حقیقت، موفقیت و شکست هر کس بستگی به عواملی دارد که اساسی‌ترینِ آنها، داشتن برنامه و نظم در کار است؛ بنابراین به جای آن‌که بابت زمان از دست رفته افسوس بخورید، شایسته است برای زمان حال و آینده، برنامه مؤثری طرح کنید که حتی یک لحظه آن هم تلف نشود؛ زیرا در غیر این صورت، حاصل عمر جز پشیمانی نخواهد بود. امام علی(علیه السلام) می‌فرماید:
«قِوامُ العَیشِ حُسنُ التَّقدیرِ، و مِلاکُهُ حُسنُ التَّدبیرِ؛[1] رکنِ زندگی، برنامه‌ریزی درست است و پایه آن مدیریت صحیح»
جهت برنامه‌ریزی مناسب اصول زیر را رعایت نمایید:
1. هدف‌گذاری: با توجّه به تعریف برنامه‌ریزی «تجسّم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند»[2] باید گفت برنامه‌ریزی صحیح، هنگامی امکان‌پذیر خواهد بود که هدف، به خوبی تعیین و تعریف شده باشد تا کارهای لازم برای رسیدن به آن انجام گیرد. در حقیقت اگر بدون هدفِ معین و مناسب (کوتاه مدت یا بلند مدّت) برنامه‌ای تنظیم کنید، یا از ادامه راه، بازخواهید ماند و یا اینکه انرژی‌تان به مصرف نادرست خواهد رسید.
2. اولویت‌بندی: انسان از ظرفیت و انرژی محدودی برخوردار است که استفاده مؤثّر از آن تنها به تقسیم درست آن بستگی دارد؛ بنابراین با تعیین مناسب هدف، روشن‌بینی و وسعت نظری نصیبتان خواهد شد که شایسته است با استفاده از آن اولویت‌های کاری روزانه، هفتگی و… خود را به گونه‌ای تعیین نمایید تا نیروی تازه و انرژی فراوان شما صرف کارهای غیر مهم و یا کم ارزش نشود که از کار مهم‌تر باز بمانید.
3. یادداشت کردن برنامه: برنامه‌ریزی زمانی درست اجرا می‌شود که آن را درست به یاد داشته باشیم. گرچه می‌توان برای به یاد داشتن برنامه‌ها به حافظ تکیه کرد؛ امّا نوشتن آن فوایدی در بر خواهد داشت که برخی از آنها عبارتند از:[3]
الف. با نوشتن برنامه، چیزی از برنامه‌ها را از دست نخواهیم داد؛ ولی با تکیه بر ذهن، ممکن است برنامه‌ای از یاد رفته یا جا به جا شود.
ب. برنامه نوشته شده، بار حفظ و نگهداری برنامه را از ذهن برمی‌دارد.
ج. برنامه نوشته شده، دارای تحریک روانی برای انجام دادن کار است و فرد برای تنظیم وظایف روزانه، تمایل بیشتری نشان خواهد داد.
د. تمرکز بهتری در شخص به وجود می‌آید و پافشاری بیشتری برای به انجام رساندن برنامه خواهد داشت.
هـ. نوشتن برنامه، امکان برنامه‌ریزی دقیق‌تر و ریزتر را به ما می‌دهد؛. بنابراین، فرصت‌های بیشتری به سراغ ما می‌آیند و بدین وسیله می‌توانیم مقداری از وقت را ذخیره کنیم و برای امور غیر قابل پیش‌بینی قرار دهیم.
4. شناسایی سارقان زمان: گاهی با وجود آن‌که تصمیم جدّی برای موفقیت گرفته‌ایم، کارها آن‌طور که برنامه‌ریزی شده به پیش نمی‌رود و بروز وقفه‌هایی در برنامه باعث هدر رفت برخی فرصت‌ها می‌شوند؛ بنابراین اگر به دنبال برنامه‌ریزی صحیح و پایدار هستید، سعی کنید سارقان زمان (دیر آمدن و زود رفتن، کارها را به اضافه‌کاری کشاندن، وقت ناهار و استراحت طولانی، گفتگوهای خصوصی زیاد، مطالعه روزنامه و کتاب نامرتبط، وقت‌گذرانی‌های بیهوده)[4] و مشکل‌آفرینان در برنامه خود را شناسایی کنید تا پیش از انجام دادن کار، آنها را از خود دور کنید و یا مشکلات را به کمترین حد ممکن کاهش دهید.
5. طراحی و استفاده از برنامه روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالانه: از آنجا که ممکن است اهدافتان در روزهای مختلف هفته و یا هفته‌های مختلف یک ماه و یا ماههای مختلف یک سال متفاوت باشد، بهتر است برای بهره‌گیری شایسته از زمان، برنامه‌ای متفاوت و شناور داشته باشید. به عنوان مثال ممکن است در روزهایی از هفته با تراکم بالایی از اشتغالات زندگی مواجه باشید و نتوانید آن طور که دل‌تان می‌خواهد برای علم آموزی وقت هزینه نمایید و یا گاه ممکن است در روزهایی از هفته به علّت تعطیلات زمستانی و… زمان بیشتری برای این کار اختصاص دهید.
6. کنترل و بازخوردگیری مستمر: «کنترل، مقایسه بین «باید»ها و «هست»هاست؛ یعنی در برنامه‌ریزی، آنچه پیش‌بینی کرده‌ایم، بایدها و مطلوب‌های ماست و آنچه انجام شده، هست‌ها و موجودهاست و از مقایسه این دو است که پی می‌بریم، آیا پیش‌بینی‌های ما درست بوده و آنچه انتظار داشته‌ایم حاصل شده است یا خیر؟».[5]
7. اصلاح برنامه‌ها: جدولی که دارای هفت ردیف افقی است، تهیه کرده و در این ردیف‌ها ایام هفته را بنویسید. در ستون‌های عمودی نیز از زمان بیدار شدن تا زمان خواب تقسیم‌بندی کرده و هر ستونی را به کارها و فعالیت‌های روزانه مورد نظر خود اختصاص دهید. مثلاً ساعت 5:30 تا 6:30 برای خواندن نماز، قرآن و خوردن صبحانه ساعت 6:30 تا هفت و نیم برای… همین‌طور تا هنگام خواب که مثلاً حدود یازده شب است. هر یک یا دو ساعت را برای فعالیتی متناسب با توان و نوع کارتان اسم‌گذاری کنید. بعد از یک هفته از آغاز اجرای برنامه، کم و کاستی‌های آن را یادداشت نمایید و به اصلاح برنامه برای هفته آینده بپردازید؛ زیرا ممکن است بودجه زمانی‌ای که برای صرف نهار و استراحت در نظر گرفته‌اید نیازمند تغییر باشد و یا اینکه متوجه گردید ساعت خواب اعضای خانواده به‌گونه‌ای است که می‌توانید برنامه مطالعاتی خود را به آن زمان منتقل سازید.
8. انعطاف‌پذیری: در عین حال که فردی منظم و دقیق هستید و کارها را براساس برنامه انجام می‌دهید، توجه داشته باشید که ممکن است اموری در عدم تحقق قسمتی از برنامه مؤثر باشد که از دید شما مخفی مانده و یا کنترل و تغییر آن در دست شما نیست، بلکه به وسیله محیط به شما تحمیل می‌شود؛ در نتیجه همیشه بر اساس نتایجی که از کنترل و بازخوردگیری نصیبتان می‌گردد آمادگی هرگونه تغییر و تأخیر در برنامه را داشته باشید.
9. استفاده از تجربه‌های قبلی: در راستای طراحی برنامه‌های خود برای رسیدن به اهداف تعیینی از تجربه های قبلی استفاده نمایید؛ زیرا به هر حال شما خود را بهتر از بقیه می‌شناسید و با مهارت‌ها، توانایی‌ها، نقاط ضعف و قدرت خود بیشتر آشنا هستید. مثلاً این آگاهی را نسبت به خود دارید که آیا می‌توانید ساعت‌های متوالی مطالعه کنید و یا اینکه مطالعه بعد از اذان صبح برای شما امکان‌پذیر است یا خیر.
10. توکّل به خداوند متعال: به صورتی مصمَّم به اجرای برنامه‌ها پرداخته و در صورت تخلّف، برای خود، تنبیه و جریمه و شیوه جبران مناسب در نظر بگیرید.
در حقیقت، موفقیت و شکست هر کس بستگی به عواملی دارد که اساسی‌ترینِ آنها، داشتن برنامه و نظم در کار است؛ بنابراین به جای آن‌که بابت زمان از دست رفته افسوس بخورید، شایسته است برای زمان حال و آینده، برنامه مؤثری طرح کنید که حتی یک لحظه آن هم تلف نشود؛ زیرا در غیر این صورت، حاصل عمر جز پشیمانی نخواهد بود. امام علی(علیه السلام) می‌فرماید:
«قِوامُ العَیشِ حُسنُ التَّقدیرِ، و مِلاکُهُ حُسنُ التَّدبیرِ؛[1] رکنِ زندگی، برنامه‌ریزی درست است و پایه آن مدیریت صحیح»
جهت برنامه‌ریزی مناسب اصول زیر را رعایت نمایید:
1. هدف‌گذاری: با توجّه به تعریف برنامه‌ریزی «تجسّم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند»[2] باید گفت برنامه‌ریزی صحیح، هنگامی امکان‌پذیر خواهد بود که هدف، به خوبی تعیین و تعریف شده باشد تا کارهای لازم برای رسیدن به آن انجام گیرد. در حقیقت اگر بدون هدفِ معین و مناسب (کوتاه مدت یا بلند مدّت) برنامه‌ای تنظیم کنید، یا از ادامه راه، بازخواهید ماند و یا اینکه انرژی‌تان به مصرف نادرست خواهد رسید.
2. اولویت‌بندی: انسان از ظرفیت و انرژی محدودی برخوردار است که استفاده مؤثّر از آن تنها به تقسیم درست آن بستگی دارد؛ بنابراین با تعیین مناسب هدف، روشن‌بینی و وسعت نظری نصیبتان خواهد شد که شایسته است با استفاده از آن اولویت‌های کاری روزانه، هفتگی و… خود را به گونه‌ای تعیین نمایید تا نیروی تازه و انرژی فراوان شما صرف کارهای غیر مهم و یا کم ارزش نشود که از کار مهم‌تر باز بمانید.
3. یادداشت کردن برنامه: برنامه‌ریزی زمانی درست اجرا می‌شود که آن را درست به یاد داشته باشیم. گرچه می‌توان برای به یاد داشتن برنامه‌ها به حافظ تکیه کرد؛ امّا نوشتن آن فوایدی در بر خواهد داشت که برخی از آنها عبارتند از:[3]
الف. با نوشتن برنامه، چیزی از برنامه‌ها را از دست نخواهیم داد؛ ولی با تکیه بر ذهن، ممکن است برنامه‌ای از یاد رفته یا جا به جا شود.
ب. برنامه نوشته شده، بار حفظ و نگهداری برنامه را از ذهن برمی‌دارد.
ج. برنامه نوشته شده، دارای تحریک روانی برای انجام دادن کار است و فرد برای تنظیم وظایف روزانه، تمایل بیشتری نشان خواهد داد.
د. تمرکز بهتری در شخص به وجود می‌آید و پافشاری بیشتری برای به انجام رساندن برنامه خواهد داشت.
هـ. نوشتن برنامه، امکان برنامه‌ریزی دقیق‌تر و ریزتر را به ما می‌دهد؛. بنابراین، فرصت‌های بیشتری به سراغ ما می‌آیند و بدین وسیله می‌توانیم مقداری از وقت را ذخیره کنیم و برای امور غیر قابل پیش‌بینی قرار دهیم.
4. شناسایی سارقان زمان: گاهی با وجود آن‌که تصمیم جدّی برای موفقیت گرفته‌ایم، کارها آن‌طور که برنامه‌ریزی شده به پیش نمی‌رود و بروز وقفه‌هایی در برنامه باعث هدر رفت برخی فرصت‌ها می‌شوند؛ بنابراین اگر به دنبال برنامه‌ریزی صحیح و پایدار هستید، سعی کنید سارقان زمان (دیر آمدن و زود رفتن، کارها را به اضافه‌کاری کشاندن، وقت ناهار و استراحت طولانی، گفتگوهای خصوصی زیاد، مطالعه روزنامه و کتاب نامرتبط، وقت‌گذرانی‌های بیهوده)[4] و مشکل‌آفرینان در برنامه خود را شناسایی کنید تا پیش از انجام دادن کار، آنها را از خود دور کنید و یا مشکلات را به کمترین حد ممکن کاهش دهید.
5. طراحی و استفاده از برنامه روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالانه: از آنجا که ممکن است اهدافتان در روزهای مختلف هفته و یا هفته‌های مختلف یک ماه و یا ماههای مختلف یک سال متفاوت باشد، بهتر است برای بهره‌گیری شایسته از زمان، برنامه‌ای متفاوت و شناور داشته باشید. به عنوان مثال ممکن است در روزهایی از هفته با تراکم بالایی از اشتغالات زندگی مواجه باشید و نتوانید آن طور که دل‌تان می‌خواهد برای علم آموزی وقت هزینه نمایید و یا گاه ممکن است در روزهایی از هفته به علّت تعطیلات زمستانی و… زمان بیشتری برای این کار اختصاص دهید.
6. کنترل و بازخوردگیری مستمر: «کنترل، مقایسه بین «باید»ها و «هست»هاست؛ یعنی در برنامه‌ریزی، آنچه پیش‌بینی کرده‌ایم، بایدها و مطلوب‌های ماست و آنچه انجام شده، هست‌ها و موجودهاست و از مقایسه این دو است که پی می‌بریم، آیا پیش‌بینی‌های ما درست بوده و آنچه انتظار داشته‌ایم حاصل شده است یا خیر؟».[5]
7. اصلاح برنامه‌ها: جدولی که دارای هفت ردیف افقی است، تهیه کرده و در این ردیف‌ها ایام هفته را بنویسید. در ستون‌های عمودی نیز از زمان بیدار شدن تا زمان خواب تقسیم‌بندی کرده و هر ستونی را به کارها و فعالیت‌های روزانه مورد نظر خود اختصاص دهید. مثلاً ساعت 5:30 تا 6:30 برای خواندن نماز، قرآن و خوردن صبحانه ساعت 6:30 تا هفت و نیم برای… همین‌طور تا هنگام خواب که مثلاً حدود یازده شب است. هر یک یا دو ساعت را برای فعالیتی متناسب با توان و نوع کارتان اسم‌گذاری کنید. بعد از یک هفته از آغاز اجرای برنامه، کم و کاستی‌های آن را یادداشت نمایید و به اصلاح برنامه برای هفته آینده بپردازید؛ زیرا ممکن است بودجه زمانی‌ای که برای صرف نهار و استراحت در نظر گرفته‌اید نیازمند تغییر باشد و یا اینکه متوجه گردید ساعت خواب اعضای خانواده به‌گونه‌ای است که می‌توانید برنامه مطالعاتی خود را به آن زمان منتقل سازید.
8. انعطاف‌پذیری: در عین حال که فردی منظم و دقیق هستید و کارها را براساس برنامه انجام می‌دهید، توجه داشته باشید که ممکن است اموری در عدم تحقق قسمتی از برنامه مؤثر باشد که از دید شما مخفی مانده و یا کنترل و تغییر آن در دست شما نیست، بلکه به وسیله محیط به شما تحمیل می‌شود؛ در نتیجه همیشه بر اساس نتایجی که از کنترل و بازخوردگیری نصیبتان می‌گردد آمادگی هرگونه تغییر و تأخیر در برنامه را داشته باشید.
9. استفاده از تجربه‌های قبلی: در راستای طراحی برنامه‌های خود برای رسیدن به اهداف تعیینی از تجربه های قبلی استفاده نمایید؛ زیرا به هر حال شما خود را بهتر از بقیه می‌شناسید و با مهارت‌ها، توانایی‌ها، نقاط ضعف و قدرت خود بیشتر آشنا هستید. مثلاً این آگاهی را نسبت به خود دارید که آیا می‌توانید ساعت‌های متوالی مطالعه کنید و یا اینکه مطالعه بعد از اذان صبح برای شما امکان‌پذیر است یا خیر.
10. توکّل به خداوند متعال: به صورتی مصمَّم به اجرای برنامه‌ها پرداخته و در صورت تخلّف، برای خود، تنبیه و جریمه و شیوه جبران مناسب در نظر بگیرید.
پی نوشت ها
_____________
[1]. محمد محمدی ری‌شهری، میزان الحکمه، ج 8، ص 330، ح 14894.
[2]. علی رضائیان، اصول مدیریّت، ص91.
[3]. سیدمحسن موسوی، بهره‌وری بیشتر با برنامه‌ریزی بهتر، صفحه 56.
[4]. حسین خنیفر، مهارت‌های مدیریّت زمان، ص 229.
[5]. علی رضائیان، اصول مدیریّت، ص263.
برنامه‌ریزی
